【HubSpotシリーズ第八回】～ワークフロー完全攻略①～ 仕組みとトリガーを徹底解剖

こんにちは。株式会社リプリーのマーケティング担当です。
前回のコラムでは、HubSpotの「レポート／ダッシュボード」ついてご紹介しました。
まだお読みでない方は、ぜひこちらの記事から前回の内容をチェックしてみてください。
今回はHubSpotのワークフローについてご紹介していきます。

ワークフローでできること概要

HubSpotの「ワークフロー」では、特定の条件を満たした顧客に対して自動でアクションを実行することができます。
資料請求後のフォローアップメールの送信や、Webサイトでの特定ページの閲覧をトリガーとしたホットリードの抽出、契約更新時期が近づいた既存顧客へのリマインド通知など、これまで手作業で行っていた定型業務をあらかじめ定義したシナリオ通りに自動化することができます。
ワークフローを効果的に活用することで、顧客満足度の最大化やチームの生産性向上、さらには信頼性の高いデータ運用を同時に実現することができます。

【HubSpotワークフロー】オブジェクトとは？

HubSpotのワークフローを設計する際、「どのオブジェクトを基盤にするか」という選択が重要になります。
コンタクトや会社、取引、チケットなど運用目的に応じてオブジェクトを選択することができます。
例えば、資料請求を行なったユーザーへのメール配信なら「コンタクト」、商談プロセスの管理を自動化したいなら「取引」を基盤に据えるのが最適です。また、カスタマーサポートの工数削減を目指すのであれば、「チケット」を選択することで、問い合わせ状況に連動したスムーズな自動処理が実現します。
この「オブジェクトの選択」は、ワークフロー全体の挙動や拡張性を左右する最大の分岐点となります。
自動化の目的を明確に定義し、対象となるオブジェクトを正しく見極めることが精度の高い運用への近道となります。

【Hubspotワークフロー】トリガーを使いこなすための基本ルール

HubSpotのワークフローにおいて、自動化の起点となる「トリガー」では業務の性質に応じた柔軟な設定をすることができます。
起動のタイミングを定義する以下3つのトリガーを使い分けることで、単発の処理から定期的なルーティン業務まで、あらゆる運用ニーズに対応できます。

• 手動で発動
  特定のコンタクトやレコードに対し、意図したタイミングで個別にワークフローを実行することができます。例外的な対応やテスト実行、あるいは特定の商談における戦略的なフォローアップなど、人間の判断を介したスポット的な処理に適しています。
• フィルター条件に適合
  あらかじめ設定した条件（属性や行動など）を満たした対象を、リアルタイムで自動的にワークフローへ組み込むことができます。一度設定すれば、条件に合致するレコードが現れるたびに即座にアクションが実行されるため、リードの取りこぼしを防ぎ常に鮮度の高い顧客対応を維持できます。
• スケジュールに従う
  日次、週次、月次といった指定した日時や周期に基づいて、一括でアクションを実行することができます。定期配信や週明けのリマインド通知、毎月の契約更新確認など、ルーティン化された定型業務をシステムに任せることで運用の安定化と工数削減を同時に実現することができます。

「どのようなアクションや属性の変化を検知するか」といったトリガーを選択する場合は、以下のカテゴリが用意されています。
顧客の属性変化や特定のアクションを鮮明に捉え、より高度な自動化シナリオを構築することができます。

• データ値
  CRM内のコンタクトや会社、取引などの情報が作成・更新された際、あるいは特定の条件（例：スコアが一定値を超えた等）に合致した瞬間に作動します。顧客プロファイルの変容に合わせたタイムリーなアクションを実行することができます。
• Eメール、通話、コミュニケーション
  マーケティングメールの開封やリンククリックなど、顧客との具体的なコミュニケーション実績をトリガーとして活用することができます。顧客の関心が高まった瞬間をリアルタイムで捉えることで、次のアプローチへと繋げることができます。
• ウェブサイトおよびメディア
  自社サイト内の特定ページの閲覧やフォーム送信、動画の視聴といったオンライン上の行動を検知します。顧客がいま何に関心を寄せているかをリアルタイムで把握し、個々の検討フェーズに合致した最適なアプローチへとつなげることができます。
• 発動された自動化
  他のワークフローやシーケンスが開始・完了したことをトリガーにします。複数の自動化プロセスを連鎖させることで、より大規模で複雑な業務フローを体系化することができます。
• カスタムイベントと外部イベント
  HubSpot外部のシステムからのデータ流入や、独自に設定した高度な行動イベントを起点にします。外部アプリとの連携により、プラットフォームの枠を超えた柔軟な自動化シナリオを設計することができます。

今回はHubSpot ワークフローの概要や主な機能についてご紹介いたしました。
次回はワークフローの作成方法についてご紹介していこうと思います。


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